Vous trouverez ci-dessous un exposé synthétique relatif aux mesures prévues s’agissant de l'organisation des réunions des instances représentatives du personnel (IRP) dans le contexte actuel d’état d’urgence sanitaire. 

 

Les deux textes relatifs à la mise en oeuvre de ces mesures :

 

- l’Ordonnance 2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d'urgence relatives aux instances représentatives du personnel, publié le 2 avril 2020 au Journal Officiel et entrée en vigueur le 3 avril 2020, qui prévoit que pendant la période d'état d'urgence sanitaire, les réunions des IRP régies par le Code du travail, au premier rang desquelles le CSE et le CSE central d'entreprise, peuvent se tenir par visioconférence, par conférence téléphonique ou même par messagerie instantanée, et ce afin d'assurer la continuité de ces instances pendant cette période ; et

 

- le Décret 2020-419 du 10 avril 2020, publié le 11 avril 2020 au Journal Officiel et entré en vigueur le 12 avril 2020, qui fixe les conditions dans lesquelles se tiennent les réunions des IRP selon ces modalités exceptionnelles et dérogatoires.

 

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En raison de l’épidémie de Covid-19 et de l’état d’urgence sanitaire en résultant, les modalités de réunion, d’information et de consultation des IRP sont modifiées à titre dérogatoire et temporaire.

 

Aux termes du rapport au Président de la République relatif à l’Ordonnance 2020-389, dans le contexte d’état d’urgence sanitaire il s’agit « d’assurer la continuité du fonctionnement des instances, et notamment de permettre leur consultation sur les décisions de l’employeur induites par la crise sanitaire, tout en respectant la mesure de confinement ».

 

L’employeur pourra recourir plus facilement à la visioconférence...

 

Habituellement, en application des articles L. 2315-4 et L. 2316-16 du Code du travail, le recours à la visioconférence pour réunir le CSE ou le CSE central doit être autorisé par accord entre l’employeur et les membres élus du comité ou, à défaut, est limité à 3 réunions par année civile.

 

Par dérogation à ces dispositions, ce recours est autorisé pour l’ensemble des réunions du CSE et du CSE central, après que l’employeur en a informé leurs membres : en d’autres termes, en l’absence d’accord avec le CSE, l’employeur pourra dépasser le nombre maximal de 3 réunions par année civile, sur simple information des membres du CSE.

 

Cette disposition est entrée en vigueur le 3 avril 2020, lendemain de la publication de l'Ordonnance 2020-389 au Journal Officiel.

 

Ces réunions devront se tenir selon les modalités de droit commun fixées par les articles D. 2315-1 et D. 2315-2 du Code du travail, déterminant les garanties requises relatives notamment à l’identification des participants, à la retransmission des délibérations et à la confidentialité des votes. Sur ces points, l’ordonnance ne prévoit pas de dérogation.

 

… ou procéder par conférence téléphonique

 

Le recours à la conférence téléphonique est autorisé pour l’ensemble des réunions des instances représentatives du personnel régies par les dispositions du Code du travail, après que l’employeur en a informé leurs membres.

 

Le décret du 10 avril 2020 fixe les conditions dans lesquelles les réunions tenues en conférence téléphonique se dérouleront.

 

L’employeur pourra à cet égard choisir librement entre visioconférence et conférence téléphonique.

 

Garanties accordées aux représentants du personnel

 

Lorsque la réunion de l’IRP est tenue en conférence téléphonique, le dispositif technique mis en œuvre garantit l'identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations. Il ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.

 

Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote est le même que celui qui doit être mis en œuvre en cas d’organisation des réunions du CSE en visioconférence (prévues à l’article D. 2315-1, alinéa 3 du Code du travail) : il doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote.

 

Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

 

Convocation aux réunions et déroulement des réunions

 

Le président de l'instance informe ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l'instance.

 

Les étapes de la réunion sont les mêmes que celles des réunions organisées en visioconférence, prévues à l’article D. 2315-2 du Code du travail :

 

- L'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions décrites ci-dessus ;

 

- Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité .

 

…ou même, à titre subsidiaire, recourir à la messagerie instantanée

 

Le recours à la messagerie instantanée est autorisé pour l’ensemble des réunions des instances représentatives du personnel régies par les dispositions du Code du travail, après information de leurs membres, en cas d’impossibilité de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit.

 

Le décret du 10 avril 2020 fixe les conditions dans lesquelles les réunions tenues par messagerie instantanée se déroulent.

 

Garanties accordées aux représentants du personnel

 

Lorsque la réunion de l'instance représentative du personnel est tenue par messagerie instantanée, le dispositif technique mis en œuvre garantit l'identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations. Il ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.

 

Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit répondre aux mêmes conditions que celles énoncées ci-dessus pour les réunions tenues en conférence téléphonique.

 

Convocation aux réunions et déroulement des réunions 

 

Le président de l'instance informe ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et précise la date et l'heure de son début ainsi que la date et l'heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l'instance.

 

La réunion se déroule conformément aux étapes suivantes :

 

- l'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions décrites ci-dessus ;

 

- les débats sont clos par un message du président de l'instance, qui ne peut intervenir avant l'heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;

 

- le vote a lieu de manière simultanée. À cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l'instance ;

 

- au terme du délai fixé pour l'expression des votes, le président de l'instance en adresse les résultats à l'ensemble de ses membres.

 

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Des dispositions d’application limitée dans le temps

 

Les dispositions ci-dessus sont applicables aux réunions des IRP convoquées pendant la période d’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la Loi 2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de Covid-19.

 

La limite de 3 réunions par année civile prévue par les articles L. 2315-4 et L. 2316-16 du Code du travail ne trouve pas à s’appliquer aux réunions organisées au cours de la période d’état d’urgence sanitaire.